会計事務取扱細則

東京情報大学学友会 会計事務取扱細則

第一章 総則

第1条 本細則は東京情報大学学友会規程(以下「学友会規程」という。)第23条によりこれを定める。
第2条 学友会総務部、課外活動団体各部、各学科統一本部及び各行事の会計事務は本細則に従って行う。。

第二章 会計年度

第3条 会計年度は学友会規程第22条に基づき4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。

第三章 会計担当者

第4条 総務部、課外活動団体各部、各学科統一本部は正副2名の会計担当者を選出し総務部長に届け出る。

第四章 銀行口座開設

第5条 総務部、課外活動団体各部、各学科統一本部はそれぞれ学友会の分配金を受け入れる銀行口座を開設する。
第6条 課外活動団体各部は前条で定めた銀行口座の他に、分配金以外の部員負担金および寄付金等を管理するための銀行口座を開設する。
第7条 銀行口座の名義人(以下「管理者」という。)は部においては部長、その他の組織においては総務部部長の指定する特別会員とする。
第8条 銀行口座の預金通帳、届け出印およびキャッシュカードは管理者が管理する。

第五条 分配金の払い戻し

第9条 銀行口座からの分配金の払い戻しは所定の「分配金払戻許可書」に支出目的及び支出金額を記入し、会計担当者が署名・押印のうえ管理者に願い出る。
第10条 会計担当者が管理者の許可を受け、預金通帳及びキャッシュカードを預かる。払い戻しは原則として学内のキャッシュコーナーにおいて行う。払い戻し終了後は直ちに預金通帳及びキャッシュカードを管理者に預ける。

第六条 会計処理

第11条 学友会の会計は別表第1「学友会会計単位」に分けて処理する。
第12条 翔風祭会計は東京情報大学学友会翔風祭内規第9条に定める部門毎に分けて処理する。
第13条 分配金の支出及び仕分けは別表第2「学友会会計科目及び事例」にそって行う。
第14条 次の事項については学友会分配金の支出を認めない。
(1) 個人に帰属する支出
(2) 模擬店等営利目的の活動に伴う支出
(3) 金券の購入費用。ただし、学友会行事に用いる商品はこの限りではない。
(4) 飲食物に関る経費。ただし、合宿中の食事代、会議に用いる弁当・お茶はこの限りではない。
2   定めの無い事項の支出の是非については特別会員監事がこれを判断する。
第15条 支出後会計担当者はただちに所定の「会計処理簿」に期日、費目、内容、金額を記入し、領収書を所定の「領収書綴り」に貼付のうえ保管する。
第16条 領収書は期日、金額、内容、受領者の住所・名称が記載してあり、朱印が押されてなければならない。
2   金融機関の発行する振込明細書等は原則として領収書の代用と認めない。
第17条 領収書の入手が困難な支出に関しては、所定の「支出証明書」をもってこれに替える。支出証明書には支出の期日、金額、内容、支払先の住所・名称を記載し、管理者が署名・押印する。
第18条 指導費の支出については総務部が一括してこれを行う。
第19条 分配金の次年度繰越は原則として認めず返納することとする。
2   やむを得ない事情により分配金を繰り越す必要がある場合は理由書を提出し、管理者および会計担当者が署名・押印のうえ特別会員監事に願い出る。
第20条 部員の負担金および寄付金等の会計事務は、各団体の会計担当者が本細則に準じて行い各団体の管理者により監査を受ける。

第七章 会計報告

第21条 会計年度を行事日程に合わせて次のとおり前期と後期に分け、それぞれ30日以内に会計中間報告あるいは会計最終報告を行う。
(1) 前期  4月 1日から11月20日
(2) 後期 11月24日から 3月31日
第22条 会計報告は所定の「会計報告書」に管理者および会計担当者が署名・押印し、以下の関連書類を添えて監事へ提出することをもって行う。
(1) 第15条に規定する「会計処理簿」
(2) 第15条に規定する「領収書綴り」
(3) 第5条に規定する銀行口座の「預金通帳」

第八章 会計監査

第23条 監事は学友会規程第7条に基づき第7章によって行われた会計報告の監査を行う。
第24条 会計報告に関る事務は総務部が担当する。

第九章 雑則

第25条 本細則の改廃については、役員会の議を経て学友会大会で決定する。
第26条 監査が終了した会計報告関連書類はそれぞれの会計単位の所管において保存する。
2   会計報告書類の保存期間は監査終了後5年間とする。

附則

この細則は、平成15年4月1日から施行する。

附則

この細則は、平成21年4月1日から施行する。

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